นิตติยา ปรึกไธสง

การสื่อสารในองค์กร
ความหมายของการสื่อสารในองค์กร
          การสื่อสารในองค์กร หมายถึง กระบวนการในการแลกเปลี่ยนข่าวสารของหน่วยงานกับบุคลากรทุกระดับภายในองค์กร ซึ่งมีความสัมพันธ์กันภายใต้สภาพแวดล้อม บรรยากาศขององค์กรและสังคม ซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงไปได้ตามสถาณการณ์กระบวนการสื่อสาร
          การสื่อสารให้เป็นระบบแล้ว คงจะช่วยให้เข้าใจการสื่อสารได้ดียิ่งขึ้น ด้วยเหตุนี้กระบวนการสื่อสารประกอบด้วย
          - แหล่งข้อมูล คือ แหล่งที่มาของงข้อมูลข่าวสาร หรือเป็นต้นตอของแหล่งข้อมูลข่าวสารนั่นเอง
          - ข่าวสาร คือ เนื้อหาสาระที่ต้องส่งไป
          - ผู้ส่ง คือ บุคคลที่จะเป็นผู้ดำเนินการส่งข่าวสาร
          - ผู้รับ คือ ผู้เป็นเป้าหมายในการรับข่าวสาร ซึ่งถือว่าเป็นเป้าหมายสุดท้ายของการสื่อสาร

ประเภทของสื่อที่ใช้ในการสื่อสารในองค์กร
          สื่อหรือช่องทาง ใช้เพื่อให้ข่าวสารนั้นไหลหรือถูกพาไปยังผู้รับสาร พอจะแบ่งออกได้ 3 ประเภท ดังนี้
          - ประเภทการใช้ภาษา ได้แก่ การพูด คำพูด ซึ่งการใช้ภาษานับว่าเป็นการสื่อสารที่ใช้กันมาก
          - ประเภทไม่ใช้ภาษา ได้แก่ สัญาลักษณ์ การเขียนข้อความ ภาพ หรือเครื่องหมายต่าง ๆ เป็นต้น
          - ประเภทอาศัยการแสดง/พฤติกรรม

รูปแบบของการสื่อสาร  
          การสื่อสารโดยทั่ว ๆ ไปแล้ว สามารถแยกรูปแบบออกได้ดังนี้
          - การสื่อสารภายในตัวบุคคล
          - การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคล
          - การสื่อสารแบบกลุ่มใหญ่ แบบนี้ไม่มีให้เห็นมากนัก แต่ก็มีบางงานใช้
          - การสื่อสารภายในองค์กร
          - การสื่อสารมวลชน

ลักษณะการสื่อสารในองค์กร
          ลักษณะการสื่อสารในองค์กร โดยทั่ว ๆ ไปจะมีรูปแบบอยู่ 3 ลักษณะ คือ
          - การสื่อสารระหว่างบุคคล หมายถึง การสื่อสารกันระหว่างพนักงานต่อพนักงาน หรือระหว่างนายจ้างกับลูกจ้าง เป็นต้น
          - การสื่อสารระหว่างหน่วยงานภายในองค์กร หมายถึง การสื่อสารกันระหว่างหน่วยงานภายในองค์กร
          - การสื่อสารระหว่างองค์กร หมายถึง การติดต่อที่เกิดขึ้นระหว่างองค์กรต่อองค์กร

จุดมุ่งหมายของการสื่อสารในองค์กร
            การสื่อสารในองค์กรที่เกิดขึ้นเพื่อการประสานงานและสร้างความเข้าใจต่อกัน ทั้งนี้ก็เพื่อให้งานสำเร็จตามเป้าหมาย ฉะนั้น พอจะสรุปจุดมุ่งหมายได้ดังนี้
          - เพื่อการควบคุมการปฏิบัติงานได้ดีขึ้น
          - เพื่อการให้ข้อมูลที่เป็นพื้นฐานในการตัดสินใจ
          - เพื่อการจูงใจและกระตุ้นให้เกิดความร่วมมือ ร่วมใจกันทำงานในองค์กร
          - เพื่อการแสดงออกซึ่งความรู้สึกต่าง ๆ เพื่อให้หัวหน้าหรือพนักงานด้วยกันมีความเข้าใจกัน

เทคนิคการสื่อสารในองค์กร
          เทคนิคในการสื่อสาร จะมีลักษณะสำคัญ 3 ประการ คือ
          - เทคนิคการสื่อสารจากระดับบนสู่ล่าง ได้แก่ การสื่อสารจากผู้บังคับบัญชาลงสู่ผู้อยู่ใต้บังคับบัญชา
          - เทคนิคการสื่อสารจากระดับล่างสู่บน ได้แก่ การศึกษาจากผู้ใต้บังคับบัญชา ติดต่อขึ้นตามคำสั่ง ตามลำดับขั้น จนถึงผู้บังคับบัญชา
          - เทคนิคการสื่อสารระดับเดียวกัน เช่น ระหว่างเพื่อนร่วมงาน บุคคลในระดับเดียวกัน

รูปแบบของเครือข่ายการติดต่อสื่อสาร     

          ในการจัดเครือข่ายการสื่อสาร เพื่อให้มีการติดต่อสื่อสารกัน สามารถแบ่งออกได้ดังนี้
          - แบบลูกโซ่ (chain) เป็นเครือข่ายที่พบความผิดพลาดอยู่เสมอ
          - แบบวงล้อหรือดาว (wheel or star) เป็นเครือข่ายของการประสานงานแบบเผด็จการ
          - แบบวงกลม (circle) เป็นการติดต่อข่าวสารกันแบบต่อเนื่องกัน ซึ่งให้ประสิทธิภาพในการแก้ปัญหาได้ต่ำ
          - แบบว่าว (kite) เป็นการติดต่อที่ผสมผสานกันทั้งแบบลูกโซ่และแบบวงล้อ
          - แบบทุกช่องทาง (all channel) เป็นเครือข่ายการติดต่อสื่อสารที่มีการประสารกันได้ทุกจุด ทำให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด    

หลักสำคัญในการติดต่อสื่อสารที่ดี 
          เพื่อให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ทำให้ผู้ส่งและผู้รับมีข่าวสารตรงกันและรวดเร็ว จึงสมควรยึดหลัก 7 C คือ
             1. ความเชื่อถือได้
             2. ความเหมาะสม
             3. มีเนื้อหาสาระ
             4. ความสม่ำเสมอและความต่อเนื่อง
             5. ช่องทางข่าวสาร
             6. ความสามารถของผู้รับสาร
             7. ความชัดเจนแจ่มแจ้งของข่าวสาร
             ฉะนั้น จากหลักการ 7 C นี้คงจะช่วยให้การจัดระบบติดต่อสื่อสาร เกิดผลของการสื่อสารที่ดีเกิดขึ้นในองค์กรได้ ซึ่งหากมีการติดต่อสื่อสารที่ดี ย่อมส่งผลให้เกิดการจัดการบริหารงานที่ดีไปด้วย

มนุษย์สัมพันธ์กับการสื่อสารในองค์กรที่มีประสิทธิภาพ 
           การสื่อสารให้เกิดความรวดเร้วและเที่ยงตรง ในยุคปัจจุบันในบริษัทหรือองค์กรต่าง ๆ กำลังพัฒนาเกี่ยวกับข้อมูลข่าวสาร มีความก้าวหน้ารวดเร็วทันสมัยทั้งนี้ก็เพื่อให้สิ่งนี้มาช่วยพัฒนางานหากระบบการสื่อสารในองค์กรมีประสิทธิภายังช่วยสร้างบรรยากาศการทำงานและมนุษย์สัมพันธ์ที่ดีให้เกิดในหมู่คณะพนักงานและผู้บริหารด้วย ดังนั้น การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสามารถสรุปได้ ดังนี้ 

                1. รู้กระบวนการและขั้นตอนการสื่อสาร บุคคลในสถานทีประกอบการต้องรู้กระบวนการและขั้นตอนเพื่อการสื่อสาร ดังนี้
                           - ความตั้งใจที่จะสื่อสาร
                           - มีความเข้าใจในสาระการสื่อสาร
                           - มีการยอมรับในข่าวสาร
                           - ปฏิบัติตามข่าวสาร
             2. ใช้สื่อและภาษาธรรมดา
             3. ต้องพยายามเข้าใจธรรมชาติของผู้ส่งและผู้รับการสื่อสาร
             4. ต้องพยายามเข้าใจกิริยาท่าทาง
             5. การพัฒนาประสิทธิภาพการฟังที่ดี
             6. สื่อและเครื่องมือในการสื่อสารต้องดีและเอื้ออำนวย
             7. ควรมีการวางแผนและเตรียมตัวที่ดี

ลักษณะของการสั่งการที่ดี 
             การสั่งการที่ดีต้องเป็นคำสั่งที่สามารถปฏิบัติได้ ผู้รับคำสั่งจะต้องมีอำนาจ เวลา และอุปกรณ์ในการดำเนินงานเพียงพอที่จะปฏิบัติตามคำสั่งนั้น ๆ ดังนั้น การสั่งการที่ดีควรมีลักษณะดังนี้
                1. เป็นเรื่องที่ผู้รับคำสั่งสนใจ เช่น งานที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่โดยตรง
                2. คำสั่งต้องเกี่ยวข้องกับหน่วยงาน

                3. คำสั่งต้องเหมาะสม ชัดเจน เข้าใจง่าย และสามารถปฏิบัติได้
                4. คำสั่งต้องแน่นอน ควรเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อป้องกันความผิดพลาด ความหมายของการควบคุมงาน
          การควบคุม หมายถึง การตรวจสอบการปฏิบัติงานว่าเป็นไปตามแผนที่วางไว้และได้มาตราฐานที่กำหนดไว้หรือไม่ แล้วแนะนำการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามแนและมาตราฐานที่กำหนดไว้

ความมุ่งหมายของการปฏิบัติงาน
             1. เพื่อตรวจสอบดูว่างานที่ได้รับมอบหมายไปปฏิบัติดำเนินไปตามแผนงานและมาตราฐานที่กำหนดไว้หรือไม่
             2. เพื่อตรวจสอบวิธีปฏิบัติงานว่าดำเนินไปตามหลักการที่ดีหรือไม่เพียงใด
             3. เพื่อตรวจสอบความก้าวหน้าของงานว่าดีเพียงใด
             4. เพื่อตรวจสอบการดำเนินงานว่ามีอุปสรรคหรือปัญหาประการใด เมื่อใด เพียงใด

             5. เพื่อแนะนำปรับปรุงแก้ไข เมื่อเกิดอุปสรรคและปัญหา
อ้างอิง
     นางสาวนงคราญ  ดงเย็น  นางสาวสุพัตรา ยศตื้อ  นางสาวแสงอรุณ สันวงค์. การสื่อสารในองค์กร.
     ค้นเมื่อ 8 พฤษภาคม 2553. จากเว็บไซต์ http://comschool.site40.net/s8.html